Ara

Özlük dosyası nedir?

En son güncellendiği tarih: 10 Ara 2019



İşletmelerin personeli için tutması gereken, çalışana ait tüm gerekli bilgilerin bulunduğu bir nevi çalışan kayıt dosyasıdır.


İş kanunu Madde 75’e göre İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.


İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.


Özlük dosyası nasıl olmalıdır?


Özlük dosyasının nasıl olması gerektiği ile ilgili olarak İş kanununun ilgili maddesinde ya da farklı bir mevzuatta herhangi bir açıklama bulunmamaktadır.


İş Kanunun’ da belirtilen “İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.” ifadesi içerik olarak eksiksiz ve güncel olması zorunluluğunu açıkça belirtmiştir.

Kısacası özlük dosyası şeklen işletme inisiyatifine bırakılırken içerik olarak eksiksiz olması gerektiğini belirtmektedir.


Personel özlük dosyaları günümüzde hala kağıt ortamında oluşturulması ve muhafaza edilmesi gereken dosyalar olarak insan kaynakları departmanı çalışanları için ayrı bir iş yükü ve zaman kaybı olmaya devam etmektedir.

İş yaşamındaki süreçlerin dijitalleşmesi ile birlikte bugün birçok şirket söz konusu özlük dosyaları ve bu dosyaları oluşturan belgelerin dijital kopyasını da kullanmaktadır.

Bunun yanında aslının muhafaza edilmesi önem arz eden belgelerin sürekli dosyalardan çıkarılması bu belgelerin çok çabuk yıpranmasına hatta kaybolmasına da neden olmaktadır.


Özlük dosyalarında neler olmalıdır?


İşe girişte temin edilmesi gereken başlıca evrak listesi aşağıdaki gibi olmakla birlikte;

  • Nüfus cüzdanı fotokopisi

  • Nüfus kayıt örneği

  • İkametgâh Belgesi

  • Diploma fotokopisi

  • Sağlık raporu

  • Kan grubu kartı

  • Adli sicil kaydı

  • Fotoğraf

  • Aile durumunu bildirir belge

  • Askerlik durumunu gösteren belge

  • İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi

  • SGK işe giriş bildirgesi

  • 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereğince işçiden özel bilgileri için izin yazısı


Personelin özelliklerine göre;


  • Engelli ise Sakatlık Raporu Fotokopisi ya da aslı

  • Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkalığından alınmış yazı

  • Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya Engelli personelin İŞKUR müracaat kayıt evrakı

  • İşçi 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi

  • Teşvikten faydalanılıyorsa bunu gösteren belge

  • Yabancı işçiler için çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi


İşin niteliğine göre;


  • Fazla mesai yapılıyor ise personelin onay verdiğini gösteren imzalı belge

  • Teslim edilen araç veya ekipman var ise bunların zimmet belgesi

  • İşin niteliğine uygun muayene raporları

  • Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için sağlık raporları

  • Ağır ve Tehlikeli İşlerde çalıştırılan personellerin bilgilerinin olduğu liste

  • Şoför işçi için ehliyet fotokopisi

  • Personelin değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi

  • Uzmanlık gerektiren işlere ait sertifika fotokopisi


Özlük dosyasına eklenmesi gerekenler;


  • Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri,

  • Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri,

  • İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar,

  • İstirahat ve iş göremezlik raporları

  • İmzalı bordrolar/ücret pusulaları

  • Geçici olarak bir başka iş yerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge

  • Ücret Kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler

  • Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları,

  • Performans değerlendirme formları

  • İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri

  • İş kazası tutanağı

  • İşçi hakkında yapılan tüm resmi yazışmalar

  • SGK işten ayrılış bildirgesi

  • İbraname

  • Çalışma Belgesi/Hizmet Belgesi

  • Fesih bildirimi

  • İstifa dilekçesi

  • Kıdem ve İhbar Tazminatı Bordroları

  • Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler

  • İşçiye noterle yapılan bildirimler

  • İhbarname


İşe girişte eklenecek faydalı olabilecek belgeler;


  • İşe Başvuru Formu

  • İş Teklif Formu

  • Evlilik cüzdanı fotokopisi

  • Referans mektubu / Çalışma Belgesi

  • Özgeçmişler

  • Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri


Sonuç olarak, personel özlük dosyaları şirketlerde muhakkak bulunmalıdır. Personel ve işveren arasından kurulan iş ilişkisinin ispatı, öte yandan işveren açısından da ilk koşuludur. İçeriği eksiksiz olduğu sürece şeklen bir formata tabi olmayan özlük dosyaları personelin işe devam ettiği sürece sürekli olarak güncellenmektedir.


Güncel olarak muhafaza edilmeyen özlük dosyalarının olası bir denetimde işverene ciddi idari para cezaları olarak geri dönmesi kaçınılmazdır.


Dijitalleşen çalışma yaşamında en önemli parçalarından biri olan personel yönetim sürecinin temel taşını oluşturan özlük dosyalarının dijital olarak da oluşturulması hem işveren hem de insan kaynakları departmanı çalışanları tarafından büyük ölçüde emek ve zaman tasarrufu sağlamasına yardımcı olacaktır.

28 görüntüleme